経理資料の保存期間って法律で決められていて、結構長いんですよね。
だからって訳ではありませんが、データで保存することもできます。ただし、一定の条件を満たしてないとダメです。
少し前から政府も紙を減らそうってことで、動いてますしね。
電子帳簿保存法が改正され、令和4年1月1日から経理資料のデータ保存が変わります。
なお、経理資料という言葉を使いましたが、法律上は帳簿書類という言葉を使います。
法律上の保存期間は？
保存するのは、総勘定元帳や現金出納帳などの「帳簿」と、請求書や注文書などの「書類」です。法律によって多少保存期間が違います。
法人税法
法人税法上の帳簿書類の保存期間は、
・その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間
です。
但し、欠損金が生じた事業年度は、欠損金の繰越期限の関係で、保存期間が7年間から10年間に伸びます。
たとえば、
3月決算の法人の場合、確定申告書の提出期限は5月31日
保存期間：令和3年3月期→令和10年5月31日（もし、令和3年3月期で欠損金が生じていたら、令和13年5月31日）
となります。
所得税法
所得税法上の帳簿書類の保存期間は、
・確定申告期限（3月15日）から7年間
です。
但し、請求書、見積書、契約書、納品書、送り状などは5年間です。
たとえば、令和3年分の確定申告の提出期限は令和4年3月15日なので、保存期間は令和11年3月15日となります。
青色申告or白色申告、帳簿書類の種類で、多少保存期間が異なります。
細かく覚えてられないと思いますので、とりあえず、7年間と覚えておくと良いでしょう。
詳しく知りたい方はこちら（国税庁HP）
電子帳簿保存法の改正
基本的に帳簿書類は、「紙」で保存することになっています。
しかし、電子帳簿保存法という法律があり、データで保存することができます。
電子帳簿保存法自体は、平成10年頃に出来た法律で、少しずつ改正を重ねてきました。
令和3年の税制改正で、かなり要件が緩和され、使いやすくなりました。
大きく変わったポイントは、税務署への届出が不要になった点です。
今までは事前に税務署へ届出を提出し、税務署長の承認を受ける必要がありました。
令和4年1月1日からは、何も届出を提出しなくても、データでの保存が可能です。
自分が作成した書類と相手から受け取った書類では、取り扱いが異なりますので、ポイントを記載します。
自分が作成した帳簿書類について
自分が作成した帳簿書類ついては、PCなどで作成したデータのみが認められます。
手書きで作成した帳簿書類をスキャンして、データで保存することは認められません。
手書きで作成したものは、紙で保存することになります。
例えば、複写式の領収書を記載した場合に、手元に残った控えをスキャンしてデータで保存することは認められません。
相手から受け取った書類について
相手から受け取った書類は、手書きであっても、スキャンしてデータで保存することが可能です。
この場合、
- データの訂正・削除を確認できるシステムを使う。
- データの訂正・削除ができないシステムを使う。
- タイムスタンプを付す。
など、上記いずれかの条件を満たす必要があります。
データで受け取った書類について
そもそも紙じゃなくて、データで請求書や領収書などを受け取ることもあります。
その場合は、印刷して紙で保存することは認められなくなります。
データで受け取ったものは、データで保存しないとダメです。
まとめ
すべてデータで保存ではなくても、帳簿はデータ、書類は紙で保存でもOKです。
ただ、データで保存する場合、細々と決まりがあります。
随分と要件は緩和されますが、データ保存をする場合は、専門家に相談することをお勧めします。